Conditions

Instructions

Cette nouvelle plate-forme vous permettra de montrer votre intérêt à prendre part à un événement touristique, et dans aucun cas, il est question de confirmation à ce stage. Vous devez cliquer sous votre colonne, les événements auxquels vous désirez être représentés.

  • Vous devez vous enregistrés en remplissant le formulaire qui nous servira à vous faire parvenir la facture, si vous confirmez l’événement.
  • Votre acronyme sera créé avec votre colonne – il se peut que nous le changions pour mettre trois lettres au maximum.
  • Une colonne avec une case cochée signifie que la compagnie à l’intention de participer à l’événement.
  • Chaque fois que nous allons créer un événement, vous recevrez un courriel.
  • Chaque fois que vous changez quelque chose sur le site, nous recevrons un courriel.
  • Vous verrez que les services de Webinaires, Dîner Chinois exigent un autre formulaire d’inscription, qui sont dans le descriptif ou que vous recevrez lors de votre confirmation.
  • Si vous êtez plus de 6 (six) mois sans activité sur cette page, votre nom sera annulé et vous devrez vous enregistré à nouveau pour utiliser ce service.

Si vous avez d’autres événements auxquels vous aimeriez que l’on participe, s.v.p. nous en faire part et nous allons le mettre dans la liste.

Nous avons fait une sélection des événements que nous croyons qui valent la peine d’être présent. Par contre, nous avons aucun événement en Europe ou en Asie, sauf deux. Nous avons de l’expérience sur tous les marchés. Prenez note que VMI s’enregistre aux événements dès que possible, pour ainsi avoir :

  • Priorité dans le choix des rendez-vous pré-établis,
  • Économiser sur le prix pour les premiers arrivés, si disponible.

Lorsqu’il est temps de s’enregistrer à l’événement, vous recevrez de notre part un courriel pour confirmer si vous prenez toujours part à l’événement.

  • Le prix sera alors ajusté pour répondre au taux de change ou changement et il sera dans le courriel.
  • Vous pouvez alors annuler votre participation sans payer les frais d’annulation.

Si vous confirmez, vous recevrez une facture qui représente 50% du prix du salon et qui est payable sur réception de la facture.

  • La facture pour le dépôt est toujours basée sur la base de 3 participants, si le nombre de participants est trois (3) et plus.
  • Si le nombre est moins que trois (3), la facture sera basée sur le nombre de participants confirmé; un (1) ou deux (2) participants.
  • Vous pouvez payer la facture par carte de crédit, par chèque ou transfert bancaire.
  • Lorsque la facture est émise, vous ne pourrez plus enlever votre case cochée, vous devrez nous contacter. (Automatiquement, celle-ci deviendra plus pâle.)

Par la suite, vous devez nous faire parvenir un texte de 150 mots en anglais, sous format MSWord qui sera ajouté dans le profil des vendeurs à l’événement. Le plus tôt vous réservez, le plus de visibilité que vous aurez dans le profil des vendeurs à l’événement. Vous devez nous fournir votre profil, sous le format PDF.

Durant l’événement, si nous recevons des « leads » urgents, nous vous les enverrons le plus rapidement possible. Ils seront aussi mentionnés dans le rapport final.

Après l’événement

  • Nous vous ferons parvenir la facture pour le solde final; facture qui sera ajustée pour répondre au taux de change, au nombre de participants représentés.
  • Sur réception du solde final, nous vous ferons parvenir tous les rapports sur l’événementr le solde final.

Ce document est confidentiel et ne doit en aucun être partagé avec d’autres personnes hors de votre compagnie.

Services à titre gracieux pour nos clients !

VMI publie un Newsletter à chaque fois qu’il a de nouveaux clients ou des annonces à faire. Ce Newsletter est distribué à tous les événements que VMI participent, que vous y participiez ou non. Pour faire partie du Newsletter, vous devez nous faire parvenir un texte de 1 000 mots en anglais seulement avec votre site Web. Même texte qui sert pour le profil du vendeur, lors d’un événement. Vous devez aussi nous faire parvenir votre logo en haute résolution qui sera mis sur notre page Web avec un lien vers votre site Web ou votre profil.

Voir la page Clients de VMI

Profil

  • Une feuille 8.5 pces x 11 pces seulement.
  • Feuille perforée à trois trous.
  • Doit inclure: nom, téléphone et courriel (pas de courriel avec info@) de la personne de contact pour les voyagistes, logo, site Web, adresse, taxes inclues ou non, tarifs publiques, saison, horaire, gracieuseté, gratuité, etc.
  • Devrait inclure: renseignements généraux, carte de localisation, photos, détails for groupes ou individuels, forfaits, etc.

Prix

Nous sommes conscients que le prix est important, mais vous devez tenir compte de la logistique qui entoure la préparation à un événement, ou du moins ce que VMI fait pour vous !

  • 1 journée pour envoyer à tous les acheteurs sélectionné un courriel pour annoncer les produits et services que nous allons représenter et répondre aux questions,
  • 1, 2, 3 ou plus jours de rendez-vous durant l’événement,
  • 2 jours de suivis, de rédaction du rapport et l’entrée des cartes d’affaires dans une base de don-nées.

Les prix sont approximatifs seulement, utilisant le taux de change moyen de l’année en cours. Ils peuvent encore varier à la hausse ou à la baisse lors de la réservation. Comme nous n’avons pas tous les détails de la logistique sur place. Certains prix sont basés sur la réalisation de l’événement durant l’année précédente.

Le prix comprend; les taxes, l’hébergement, le transport, l’inscription à la bourse, les repas, les activités, les assurances, la manutention des bagages, les faux frais et le membership de l’Association, si nécessaire.

Le prix ne comprend pas la réalisation et l’impression de votre profil, taxes de l’Ontario (HST – 13%).

Événements sans prix : Les événements qui n’affichent aucun prix (soient biennaux ou autres) seront offerts seulement si le nombre de participants le justifie. Si vous êtes intéressés, veuillez démontrer votre intérêt, et nous vous contacterons.

Ne regardez pas seulement le prix, mais pensez aussi aux coûts  que vous auriez à payer pour envoyer une personne de votre bureau ; salaire, charges fiscales, vacances, etc., plus les dépenses du salon et peut-être moins l’expérience !

Rapports

  • Un rapport général de l’événement,
  • Un rapport cartes d’affaires avec les contacts rencontrés, description de la compagnie, adresse, et demandes spécifiques, en MSExcel,
  • Photocopies de certaines cartes d’affaires.
  • Documents, brochures qui sont pertinents pour faire votre suivi.
  • Voir l’ensemble des rapports sur Rapports

Conditions

  • Les participants doivent accepter le fait d’être représentés avec d’autres participants, non-compétitifs. Ils doivent comprendre que l’annulation de leur participation à la dernière minute affectera les autres participants.
  • VMI ne négocie aucun prix, comme ne fait aucune promesse aux clients rencontrés. VMI parle seulement de prix publics et approximatifs.
  • Vous demeurez toujours responsables de faire les suivis, de négocier les prix ainsi que de les inviter à un éductour.
  • Le prix des autres événements seront donnés si nous avons plus de 2 participants intéressés à y participer.
  • Si vous avez d’autres événements (trade seulement) auxquels vous désireriez participer et qui ne sont pas mentionnés dans la liste, veuillez nous contacter. Nous pourrions ainsi l’ouvrir à l’ensemble de nos participants.
  • Profil de votre compagnie seulement. Aucune brochure. Vous pourrez les envoyer par la suite, dans votre suivi.
  • Nous nous servirons de votre PDF pour faire imprimer votre profil à Toronto et vous serez chargés le prix coûtant – environ .39$ par page – couleur, papier 20 livres. Le tout apparaîtra sur votre facture finale, avec factures à l’appui.

Annulation

Les frais d’annulation seront assujettis à la politique de remboursement est régi par l’organisateur de l’événement et au bon vouloir des autres participants.

  • Événements à la demande – Aucun remboursement, après la confirmation finale.
  • Aucun remboursement à moins de 31 jours de l’événement.
  • 25% de remboursement de 31 jours à 60 jours de l’événement.
  • 50% de remboursement de 61 jours à 90 jours de l’événement.
  • 100% de remboursement de 91 jours à 120 jours de l’événement – moins 150$ de frais d’administration.